В этой статье поговорим как может использоваться система контроля доступа или, как иногда добавляют слово управления доступом — сокращенно получается (СКУД) как интерактивную справочную систему для любых организаций. В реальном времени можно видеть, на месте ли сотрудники, а так же статистику приходов и уходов. Для офисных сотрудников это очень актуальная информация!
Кому это может быть полезным?
Справочная система по сотрудникам организации является востребованной для средних и крупных организаций. Обычно это реализуется как внутренний веб ресурс, доступ к которому производится через браузер только при нахождении на предприятии. Доступ из Интернет можно закрыть.
Если внедрять технологии умный дом в многоэтажном доме, то в немного измененных вариантах возможно применение этой системы. Для этого можно персонализировать доступ к системе. Например, жители одной квартиры могут иметь доступ к данным о месте нахождения по жителям этой квартиры через личный кабинет на сайте дома, но это тема отдельного разговора. Главное — фантазия. Реализовать можно что угодно.
Вернемся к описанию нашей уже готовой системы. Простота – залог успеха. Паспортные данные, размер груди или биография сотрудников не нужны. Будем использовать только самую востребованную информацию для организаций:
- Принадлежность к организации (актуально для холдинга)
- Должность
- ФИО
- Номер телефона
- Адрес электронной почты
И динамические, то есть которые изменяются в реальном времени:
- Статус присутствия или отсутствия
- Дата и время последнего прихода или ухода
- Место нахождения в настоящий момент
Как осуществлять поиск?
- Поисковая строка
- Выбор интересующего подразделения из списка
Если известны любые данные о искомом сотруднике, например, фамилия, имя, номер внутреннего телефона, должность или адрес электронной почты, то нужно в строку поиска ввести поисковое слово полностью или частично. На рисунке показан пример запроса и полученные результаты.
- Текстовая строка поиска и оранжевым цветом показаны соответствия в результатах
- Статус присутствия
- Статус отсутствия на рабочем месте
- Дата и время последнего события. Если сотрудник на рабочем месте, то дата и время прихода, а если отсутствует, то ухода.
Система контроля доступа, как источник онлайн данных для справочника
Все данные получаются в реальном времени из СКУД, поэтому данные всегда актуальны. В этом основное преимущество.
Сотрудники всегда знают, что данные в справочной системе актуальны и если сотрудника нет на рабочем месте, то незачем даже пытаться делать звонок на внутренний номер телефона.
Результаты поиска
В случае, если нужен представитель какого-то отдела, то можно выбрать подразделение и отобразятся все сотрудники, которые работают в выбранном подразделении.
Результаты поиска отображаются в виде карточек, на которых указана вся необходимая информация. Для более подробной информации о приходах и уходах за прошлый период на карточке сотрудника необходимо нажать на ссылку статистика посещений.
Вывод
При творческом подходе к возможностям системы контроля доступа или как еще называют — систему контроля и управления доступом (сокращенно СКУД), мы сделали на ее базе информативную справочную веб службу по сотрудникам организации.
Намного информативнее получается если видно в реальном времени на месте или отсутствует сотрудник, а также каждый имеет возможность видеть статистику посещений своих коллег по цеху за определенное прошедшее время (в нашем случае, за 30 дней). Это может быть полезной практически любой организации, в которой требуется соблюдение трудовой дисциплины. Все просто и функционально. Имея такую справочную систему проще выявлять жульничество среди сотрудников, которые делают дубликаты карточек СКУД и просят коллег отмечать приходы и уходы.
Надежность данной разработки проверена временем. С 2013 года она внедрена и бесперебойно работает в холдинге с численностью несколько тысяч сотрудников.
20 ответов к “Справочная система предприятия”
Идея весьма здравая. Хорошо, что отказались использовать в карточках размер груди (где-то такие данные собирают при приёме на работу?). Только вот зачем в карточках возможность просматривать «проходную» статистику? Чтобы составить мнение о сотруднике? Вдруг он злостный «опыздывальщик»? Мне кажется, такие данные бесполезны и только перегружают интерфейс.
Спасибо, что оценили мою шутку. Просто — это не значит плохо. Если не будет хватать каких-то данных, то всегда можно добавить. В этом преимущество независимости ни от какого производителя — любое желание можно реализовать.
По поводу опаздунов и любителей ускользнуть с работы пораньше. Именно ради них и создавалась возможность отображения времени приходов и уходов. Это реально улучшает дисциплину.
Статистика приходов и уходов очень полезна! Она действительно помогает наладить дисциплину. Я на практике проверяла. Зная кто на работе задерживается, а кто на нее опаздывает разработали систему премий и штрафов. Очень результативно!
Для премий или наказаний у отдела кадров есть инструменты отчетов более детальные и за длительный период времени. Эта же система рассчитана на мотивацию соблюдения трудовой дисциплины в коллективе, когда каждый может посмотреть информацию о каждом.
Любая организация может внедрить такую систему. Это не трудно.
Воспитание «кнутом и пряником»: кто не опаздывает молодец, а кто косячит — «а-та-та». Вообще хорошая вещь, расхолаживать сотрудников нельзя, а то на шею сядут и работать откажутся. Поэтому автору системы большое спасибо и успехов в работе.
Хорошая задумка. Сама работаю на заводе и знаю, как облегчила бы жизнь информация о том, есть ли сотрудник на работе или нет. А то звонишь, по этажам ходишь…а человек вообще заболел. Свое время только зря потратила.
Предлагаю предусмотреть в системе дополнительную опцию. Можно считать время, потраченное сотрудниками на курение.
идея интересная, но если сотрудник курит на территории, то это типа не ушел с территории предприятия и посчитать это нельзя.
Более того, расскажу одну забавную историю, свидетелем которой я был… Совершенно случайно получилось так, что нужен был один конкретный сотрудник, но его не было на своем рабочем месте. Коллеги сказали, что он присутствует, просто отошел. Вроди бы ничего особенного в этом нет. Мало ли где ходит сотрудник, может дела рабочие и все такое. Но эта ситуация со временем повторялась несколько раз и руководство озаботилось выяснением чем же занят сотрудник. Запрашивали данные из СКУД о месте нажоджения этого сотрудника и оказывалось, что он не только в здании, но и даже не этаже, котором работает. Этот ребус заставил обратиться к записям видео наблюдения и все встало на свои места. Сотрудник имел ноутбук, с ним он заходил в туалет, закрывался в кабинке и играл в компьютерные игрушки, сидя в наушниках, пока не разрядится батарея. Затем он возвращался на рабочее место, заряжал ноутбук и снова в насиженное место. И самое интересное, что это продолжалось минимум 4 месяца. Больше записей видео не было, а может и больше. Вот такие бывают сотрудники.
Очень интересная информация. Хороший замысел, облегчающий работу. Особенно полезно узнать что человека нет на месте, прежде чем трезвонить ему каждые пять минут.
СКУД давно стали нормой, но это что-то новенькое.
Довольно интересная система, к тому же так проще следить за дисциплиной сотрудников и сразу вычислять любителей опаздывать. Удобно.
Отличная идея! Можно сначала проверить, есть ли сотрудник на рабочем месте, и только потом ему звонить. Еще хорошо бы видеть статусы, например, «занят», «не беспокоить», «на работе», «на встрече», ну и т.д., чтобы тоже дать понять коллегам, когда можно обсудить какие-то вопросы, а когда вы можете помешать. Главное смотреть на эту систему как на помощника, а не как систему «контроля и взыскания».
Как руководителю среднего звена, мне эта система нравится. Есть пара-тройка сотрудников, за которыми нужен «глаз да глаз». А вот как подчиненному — не очень. Если у руководителя появится на тебя «зуб», то лишний раз по офису не пройдешь и словом ни с кем не перекинешься, даже по производственным вопросам, например, в коридоре, пока мысль посетила. Все может быть расценено, как нарушение трудовой дисциплины. Человеческий фактор он в любую интерактивную систему «влезет».
Да, система дает возможность дисциплинировать работников. Моя бы воля — применила бы такую систему и ко всем государственным служащим.
У нас в офисе работает более 50 человек. Для учета времени прихода на работу и ухода заведен журнал, который лежит на столе у входа. С 8.00 до 17.00 его забирает кадровая служба (сами понимаете для чего). Но что раздражает, так это столпотворение утром и вечером, чтобы внести свою запись и поставить под ней подпись. Я как рядовой сотрудник приветствую эту информационную систему: современно, удобно, быстро. Плюс — интерактивный справочник. смотришь — нет коллеги на месте, ты ему и названивать не станешь.
Наверное,система тем и хороша, что позволяет вводить дополнения, нужные конкретному производству или учреждению. Вот, кстати, как предложение добавить статусы «на совещании» и т.д. Мне кажется, хорошее предложение, будет востребовано коллегами.
А действительно, можно ли сделать эти статусы о занятости??
Идея неплоха сама по себе. Горе любителям перекуров, и пораньше сбежать с работы. А настроена ли, и существует вообще в этой системе механизм архивации? Вдруг понадобятся данные полугодичной давности…
Очень хорошая идея. Главное, что не нужно разрабатывать программу с нуля. А можно доработать уже существующую в организации базу данных.
Система контроля доступа просто незаменимый инструмент позволяющий контролировать и дисциплинировать сотрудников в части рационального использования рабочего времени (когда пришел, когда ушел и т.д.). В статье четко приведены все плюсы и подчеркнуто, что особенно актуальна система для крупных предприятий с большой численностью персонала.